For mye teknologi gjør oss mindre effektive

Tusenvis av teknologier er utviklet for å gjøre oss mer effektive, spesielt i jobbsammenheng. Antall programvareløsninger en ansatt må forholde seg til, er økende.

Etter hvert som bedrifter implementerer flere teknologier og verktøy, oppstår det også flere utfordringer som følge av dette.

Selvsagt vil teknologi gjøre at man kan fullføre oppgaver raskere og mer effektivt, men samtidig går det mer tid med til å vedlikeholde synkronisering av data og vedlikehold av systemene, som ikke nødvendigvis snakker med hverandre.

Frustrasjonene med for mange verktøy

Ifølge HubSpots undersøkelse fra 2016 er dette de største frustrasjonene når det blir for mange programvareløsninger å forholde seg til:

• Vedlikehold av forskjellige verktøy
• Navigere mellom verktøyene og administrere passord
• Integrasjon mellom verktøyene
• Dataanalyse på tvers av verktøy
• Forskjellig brukeropplevelse i de forskjellige verktøyene
• Samkjøre teamet og administrere fildeling på tvers av verktøy

Kort oppsummert fører mange programvareløsninger til økt tidsbruk og frustrasjon for brukerne.

Hvis man ser på markedsførere og selgere, er det noen forskjeller på hvilken av frustrasjonene som oppleves størst.

Markedsførere sliter med å vedlikeholde flere verktøy og se de nødvendige sammenhengene i alt av data på tvers av programvareløsningene. De bruker mye tid på å forsøke å integrere systemer og behandle data for å oppnå innsikten de trenger.

Selgerne, derimot, bruker mye tid på dobbeltføring av informasjon fra ett system til et annet. Det å administrere passord og annen brukerinformasjon for hver av plattformene ble i HubSpots undersøkelse også oppgitt som en av de større frustrasjonene.

Det som ikke gjør saken bedre, er at mange av respondentene kunne røpe at de opplevde mange av programvareløsningene som overflødige. De oppga at verktøyene løser få problemer, og heller bidro til mindre oversikt og mer manuell jobb på grunn av lav grad av integrasjon mellom systemene.

Unødvendig tidsbruk

Økt tidsbruk på manuelle oppgaver for å vedlikeholde data mellom systemene er typisk. 82 % av deltakerne i HubSpots undersøkelse antydet at de brukte mer enn én time hver dag på "data-entry".

Den reelle kostnaden ved å implementere for mange programvareløsninger er altså 13 % av årsverket som blir brukt på helt andre ting enn det som driver bunnlinjen.

Et rammeverk for å redusere kompleksiteten

Product creep, eller den kontinuerlige utvidelsen av programvareporteføljen, kan reversere tidsbesparelsene som verktøyene er laget for å gi i utgangspunktet. Verktøyene gir uønsket kompleksitet, systemkompatibilitet og økt forvirring blant brukerne. Dette skjer sakte men sikkert, men ledere er ikke oppmerksom på dette før problemet har vokst seg for stort.

Det er med andre ord en nødvendighet å bruke tid på å vurdere hvorvidt en programvareløsning vil tilføre verdi, eller øke friksjon i interne arbeidsprosesser. For å sikre dette bør man stille seg noen spørsmål før et nytt verktøy implementeres for bedriften.

Lar verktøyet seg integrere?

Har verktøyet et åpent API som gjør at du kan synkronisere data til ditt kjernesystem/CRM-system?

Løser verktøyet et til nå uløst problem/behov?

Det er ikke noe poeng i å implementere et verktøy som ikke løser et problem, fyller et behov eller gjør arbeidsprosessene kortere/lettere.

Bidrar verktøyet til samhandling i teamet?

Dersom du jobber i team, må du sikre at alle relevante bidragsytere har tilgang, og at verktøyet tillater at du samarbeider med teamet ditt.

Viktigst av alt er at du har et kjernesystem som er senteret for alle data. I Techweb er dette HubSpot CRM. Alle verktøy vi benytter, er integrert med HubSpot CRM, slik at vi har full oversikt over alle interaksjoner og transaksjoner rett fra kundekortet.

Dette er også spesielt relevant etter at GDPR-regelverket ble norsk lov i 2018. Hvis en av dine kontakter ber om utskrift av alle opplysninger du har lagret om vedkommende, klarer du å oppdrive det uten å være nødt til å gjøre utallige eksporteringer fra diverse systemer og programvareløsninger?